Help!? hij/zij loopt alweer de deur uit, wat nu?!

We merken dat bedrijven vaak grote teleurstellingen ervaren wanneer een nieuwe collega snel vertrekt na een enthousiaste start. Dit is natuurlijk zonde van de tijd én geld welke jij investeert in de werving. Een goede inwerkperiode is cruciaal om deze medewerkers te behouden. Deze blog biedt praktische tips om onnodige kosten en tijdsverlies te voorkomen, en een positieve inwerkervaring te creëren voor nieuwe collega’s, ongeacht hun functie.

1. De eerste dag, start voor de daadwerkelijke eerste dag

Houd het enthousiasme van je nieuwe collega vast nadat ze horen dat ze bij jouw bedrijf mogen starten, zelfs als de daadwerkelijke startdatum nog even op zich laat wachten vanwege uitwerktermijnen of vakanties. Onderhoud regelmatig contact met hen. Overweeg een uitnodiging voor een lunch of deelname aan een teamactiviteit tijdens deze periode. Bovendien is het essentieel om voorafgaand aan hun eerste werkdag contact op te nemen. Bel hen op, bespreek de starttijd en geef beknopt aan wat hen te wachten staat op die eerste dag. Zo creëer je een warm welkom en een vlotte integratie in het team.

2. Een eerste indruk, geldt ook voor een eerste werkdag

Een nieuwe collega kijkt vaak uit naar zijn eerste werkdag bij zijn nieuwe werkgever en is wellicht een beetje zenuwachtig. Tijdens de gesprekken heeft hij/zij een eerste indruk achtergelaten én gekregen. De eerste dag, is toch weer een nieuw moment voor ‘de eerste indruk’. Een nieuwe collega gaat dan ‘echt’ het bedrijf ervaren, krijgt er meer gevoel bij en gaat zijn/haar plek vinden. Zorg er daarom voor dat je als werkgever de eerste werkdag goed hebt geregeld voor jouw nieuwe collega. Enkele tips:

• Kondig de dag voorafgaand- aan start- aan bij collega’s binnen de organisatie dat hij/zij gaat starten;
• Zorg voor de juiste bedrijfsmiddelen én controleer of het werkend is (té vaak komt voor dat iets niet werkt/niet geactiveerd is);
• Leg een presentje voor de nieuwe werknemer klaar op zijn/haar nieuwe werkplek (indien mogelijk) en anders geef het via de leidinggevende;
• Creëer een leuke, visuele welkom boodschap;
• Geef de medewerker een rondleiding door de organisatie én stel hem voor aan zijn/haar collega’s;
• Bespreek met medewerker hoe de eerste dag, week en het inwerkprogramma eruit zien;
• Zorg ervoor dat de indruk die je achterlaat ook passend is bij je organisatie, en maak er geen ‘fantasie organisatie’ van.

3. Tijd maken in het heden, is tijd creëren voor de toekomst

Het benadrukken van het belang van tijd nemen voor het inwerkproces is cruciaal. Vaak horen we excuses zoals ‘geen tijd om nieuwe medewerkers in te werken’, maar dit kan leiden tot snelle vertrekken en inefficiënties. Het kost niet alleen tijd én geld, maar zorgt ook voor frustratie. Het is essentieel om te begrijpen dat investeren in een grondige inwerkperiode uiteindelijk tijd bespaart en herhaalde vragen en fouten voorkomt.

Het is van belang om tijd te creëren in plaats van te denken dat er geen tijd is. Een goede uitleg vergt initieel weliswaar tijd, maar dit bespaart op de lange termijn. Het is belangrijk dat collega’s ook betrokken worden bij het inwerkproces en begrijpen dat investeren in tijd nu, toekomstige problemen voorkomt. Het visualiseren van dit proces kan duidelijkheid scheppen.

Tip: Als het excuus ‘geen tijd’ nog steeds wordt gebruikt, is het raadzaam om collega’s aan te moedigen deel te nemen aan time management- of prioriteitenstellingscursussen om hen te helpen effectiever met hun tijd om te gaan. 😉

4. Doe het niet allen, maar samen

Het inwerktraject is niet enkel de taak van HR of de leidinggevende. Belangrijk is om meerdere collega’s hierbij te betrekken. Zorg er wel voor dat je het inwerktraject goed afstemt, zodat je geen inefficiëntie krijgt doordat dingen dubbel worden gedaan.

Plan kennismakingsgesprekken in met diverse disciplines, zodat collega’s vanuit hun eigen passie bij kunnen dragen aan het inwerktraject en niet het verhaal van de organisatie door maar één of twee personen wordt verteld. Zo leert een nieuwe collega ook direct al diverse personen kennen en kan hij/zij een beeld creëren bij de organisatie vanuit meerdere perspectieven.

5. Inventariseer en maak passend 

Zorg ervoor dat je op de eerste werkdag of binnen enkele dagen na de start van je nieuwe collega duidelijk in kaart hebt gebracht wat hij/zij al wel en niet weet. Deze inventarisatie voorkomt herhaling van uitleg en zorgt ervoor dat de medewerker niet aan taken begint zonder de benodigde kennis, bijvoorbeeld met specifieke systemen. Vraag de medewerker ook hoe hij/zij het liefst leert, bijvoorbeeld via ’trial and error’ of liever stap voor stap begeleid. Door deze informatie kun je het inwerktraject aanpassen en personaliseren, waardoor het nauw aansluit bij de behoeften en vaardigheden van de nieuwe collega.

6. Maak het concreet, wanneer wil je dat iemand waar staat

Het is belangrijk om het inwerktraject schriftelijk vast te leggen. Maak hiervoor een aanpasbaar Excel-format waarin je diverse aspecten opneemt, zoals een rondleiding door het pand, kennismaking met collega’s, uitreiking van bedrijfsmiddelen, bespreking van bedrijfsreglement en functie gerelateerde zaken. Laat ruimte voor aanpassingen op basis van de inventarisatie (maatwerk). Neem ook op wanneer bepaalde aspecten van de functie onder de knie moeten zijn. Belangrijk is om dit af te stemmen met de nieuwe collega, zodat hij/zij kan meedenken (autonomie) in plaats van dat alles vooraf al vastligt. Tijdens de inwerkperiode is het van belang te monitoren of de gestelde termijnen voor beheersing van taken worden behaald.

7. Evalueer én leer

Na de start van een nieuwe collega is het zinvol om samen (leidinggevende en medewerker) de inwerkperiode te evalueren. Plan aan het einde van de eerste week een gesprek om de week door te nemen en gebruik het inwerkschema als leidraad. Voer regelmatig tussentijdse gesprekken waarin je vraagt hoe het gaat, waar de medewerker staat en of er aanpassingen of extra ondersteuning nodig zijn. Bespreek de inwerkperiode ook tijdens het ‘einde proeftijd gesprek’.

Tip: Als je recentelijk een nieuwe medewerker hebt aangenomen, neem dan de tijd om samen het inwerktraject te evalueren. Luister naar de input van medewerkers en leer hiervan. Sta open voor suggesties en zet deze om in acties. Dit draagt bij aan het behouden van medewerkers in plaats van ze te verliezen, wat waardevol is voor een organisatie die nieuwe collega’s wil aantrekken en behouden.

Hulp nodig?

Wil jij graag dat we meekijken naar jullie onboarding programma/ inwerktraject of wil jij dat wij het gehele programma schrijven voor jouw organisatie? Neem dan contact met ons op. Samen creëren we een passend traject en werken we toe naar blijvende collega’s binnen jouw organisatie! 

Meer weten over hoe wij dit aanpakken zie onze webpagina hierover.